5. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДАННЫМИ И РОЛИ В КОМАНДЕ
Авторы: Н. С. Гаркуша, О. М. Гиацинтов, О. Б. Саваровская, В. А. Сазонов
Время чтения: 20 мин.
Ключевые идеи
•
Выстраивание работы с данными предполагает проведение первичного аудита, назначение ответственных; изменение оргструктуры и ролевой модели организации, постановку целей, выделение бюджетов.
•
При правильной организации такой проект включает как обучение сотрудников, так и оценку их цифровой грамотности.
•
Управление данными — это не управление ИТ-архитектурой, хотя данные и существуют в ИТ-системах.
•
В сфере данных есть три ключевых роли: РЦТ, руководитель по работе с данными (CDO), директор по информационным технологиям (CIO).
•
Позиция руководителя по работе с данными часто зарождается в ИТ-службе, однако лучше выстроить два независимых подразделения — ИТ и офис CDO.
•
В подразделение по управлению данными могут входить CDO, архитектор данных, специалисты по описанию данных (дата-стюарды) и по качеству данных, аналитик данных.
5.1 КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ДАННЫЕ
Организация, в которой работе с данными не уделяется должное внимание, сталкивается обычно со следующими проблемами, из-за которых дублируются процессы и замедляется принятие решений:
- данных не хватает;
- данные появляются слишком поздно;
- данные некачественные;
- данные неправильно интерпретируются.
Руководителю, который планирует выстраивать работу с данными на новом уровне, важно подойти к этой задаче как к проекту, предполагающему:
- проведение первичного аудита (со сбором реестра данных, необходимых для первостепенных задач);
- назначение ответственных за различные аспекты управления данными;
- изменение оргструктуры;
- обновление ролевой модели организации;
- и, наконец, постановку целей, создание проектов и выделение бюджетов.
Сбор реестра — крайне важный процесс. Однако в DMBOK подчеркивается, что речь идет именно о необходимых, а не обо всех данных. Это подтверждает и опыт авторов главы: попытка собрать все данные организации может оказаться утопичной, а сбор излишних данных будет тормозить работу.
В том числе переход от модели доступа в ИС к модели доступа к наборам данных.
Аудит можно провести самостоятельно, если организация небольшая, или с привлечением внешних консультантов; подходы к его проведению и возможные инструменты проверки — бизнес-глоссарий и каталог данных — описаны в разделе 6.2. Результатом этого проекта может стать формирование подразделения по работе с данными и дорожной карты его развития.
Кто из руководителей должен отвечать в организации за данные? Рассмотрим три руководящих роли, о которых обычно упоминают применительно к сфере данных, и попробуем определить, какие из них и в какой степени имеют дело с управлением данными.
В зоне ответственности руководителя цифровой трансформации (РЦТ, Chief Digital Transformation Officer, CDTO) находятся процессы, связанные с цифровизацией и ЦТ. В фокус его внимания попадает обновление процессов за счет внедрения цифровых решений. В круг его обязанностей, в числе прочего, входят работа с реальными данными (для аналитики, отчетности и т. д.) и стратегический взгляд на области знаний по управлению данными.
О задачах и компетенциях CDTO, отличиях этой роли от ролей CIO и CDO см.: Руководитель по цифровой трансформации // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
Руководитель по работе с данными (Chief Data Officer, CDO) владеет полной информацией о том, где какие данные находятся, откуда они берутся, что означают, кто ими пользуется и каким образом они могут быть предоставлены. Основная задача CDO — выстроить процессы и внедрить программные решения таким образом, чтобы обеспечить быстрый и безопасный доступ сотрудников организации к необходимым данным.
См.: The Chief Data Officer Handbook. Sunil Soares. MC Press Online, 2014 и Chief Data Officer. Synthèse des ateliers. Informatica, 2017.
Отличие роли директора по информационным технологиям (Chief Information Officer, CIO) от роли CDO состоит в том, что руководитель по работе с данными ищет способы преобразования данных в ценность для организации, а директор по информационным технологиям помогает эти способы правильно реализовать, используя свой технологический опыт.
Управление данными — это не управление ИТ-архитектурой, хотя данные и существуют в ИТ-системах (так звучит один из «парадоксов данных», см. заключение). При этом во многих организациях позиция руководителя по работе с данными зарождается и существует именно в ИТ-службе, так как исторически задача описания данных и их связей находилась в ее зоне ответственности. Но такие функции не являются первоочередной задачей ИТ-службы, поэтому логичным решением будет выстроить два параллельных и независимых сервисных подразделения — ИТ-службу и офис CDO, — каждое из которых решает свои задачи. Подразделение по управлению данными освободит ИТ-службу от «непрофильных» аналитических запросов, поступающих от других подразделений. Модель взаимодействия подразделения по управлению данными с основными сервисами и ИТ-службой отражена на рис. 25.
В текущих структурах органов государственной власти роль CDTO отведена заместителю руководителя ведомства, заместителю руководителя субъекта РФ или заместителю руководителя учреждения. Целесообразно выделить в подчинении CDTO отдельную структуру — службу данных, которую возглавит CDO в ранге не ниже заместителя руководителя ИТ-департамента или аналогичной структуры. В субъекте РФ она может быть создана в аппарате правительства субъекта.
Рисунок 25
Взаимодействие CDO с другими функциями организации
Создавать новое подразделение для работы с данными необходимо; если это невозможно, стоит рассмотреть вариант расширения полномочий подразделения указанного ранга, которое ранее занималось аналитической работой
Формирование нового направления в организации всегда сопряжено с трудностями. Далеко не все сотрудники с радостью примут структурные и процессные изменения. Большую роль в преодолении таких трудностей играет не только наделение необходимыми полномочиями офиса CDO, но и правильно выстроенная коммуникация, для чего желательно создать комитет или совет по работе с данными, в который входят руководители основных направлений и ключевые сотрудники. Главная задача комитета — выступать связующим звеном между производителями и потребителями данных. Как показывает опыт, при отсутствии такой поддержки новое подразделение не проходит период адаптации и его деятельность постепенно сходит на нет. Большинство руководителей не приемлет изменения подконтрольных им процессов «извне», без их непосредственного участия; комитет по работе с данными служит площадкой для вовлечения руководителей в преобразования.
В государственных структурах роль такого комитета может исполнять постоянно функционирующая рабочая группа из числа сотрудников нового подразделения и руководителей (или их заместителей) функциональных подразделений. Деятельность такой группы регулируется с помощью локального нормативного акта (ЛНА), в котором должен быть предусмотрен состав группы, регламент ее работы, дорожная карта с ключевыми результатами деятельности.
Структуры подразделений по управлению данными отличаются гибкостью и зависят от потребностей организации. Состав таких подразделений варьируется; отметим лишь ключевые роли.
Говоря о команде управления данными, мы здесь, например, не останавливаемся на роли ответственного за безопасность данных: исторически безопасность является отдельным подразделением, сотрудников которого привлекают к работе с данными; работу специалистов по безопасности мы рассматриваем в главе 8. Иногда в офисе CDO также выделяют роль методолога. Авторы этой главы относят написание политик и регламентов к зоне ответственности CDO, который может либо временно использовать специалистов из отдела методологии (если они есть), либо, как чаще всего бывает на практике, поручать написание политик и регламентов стюардам данных.
Руководитель по работе с данными (СDO) — лидер подразделения. Он несет ответственность за все направления деятельности подразделения, обладает полномочиями, в том числе:
О ключевых компетенциях и профиле роли CDO см.: Руководитель по управлению данными // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
- разрабатывает стратегию работы с данными внутри организации и за ее пределами;
- формирует и поддерживает в актуальном состоянии каталог данных организации (см. раздел 7.2);
- следит за обнаружением и инвентаризацией данных;
- формирует процессы управления данными, их ЖЦ (включая обеспечение и повышение качества данных, см. также раздел 4.1);
- утверждает любые изменения в описании данных (см. раздел 7.2);
- отвечает за организацию работы комитета (совета) по работе с данными;
- вместе с CDTO участвует в оптимизации бизнес-процессов.
Профиль роли CDO и основные компетенции этого руководителя представлены на рис. 26. Если речь идет о госструктурах, CDO должен быть основным сотрудником организации (ведомства, учреждения и т. п.).
По материалам Центра оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации Центра подготовки руководителей и команд цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС.
В зону ответственности архитектора данных входят концептуальное и логическое моделирование данных, построение иерархии в глоссарии (таксономий) и других справочниках; он задает правила хранения информации и учитывает требования к защите данных (об архитектуре данных см. также раздел 4.1). Он знает, как правильно описывать данные и каким образом сделать связи между ними понятными, работает в тесном сотрудничестве со стюардом данных и согласовывает его действия. Архитектор ориентируется на соглашение о моделировании, где определены основные аспекты построения моделей данных, связей между ними, ответственности и многое другое. Архитектор данных также принимает участие в изменении ИТ-архитектуры организации.
О роли архитектора данных и ролях других ИТ-архитекторов см.: Все про ИТ-архитектора: направления деятельности, soft-skills, специализация, заработная плата и карьера // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
Среди ключевых функций архитектора — согласование концептуальной модели данных с функциональными подразделениями, поэтому он должен быть сотрудником рассматриваемой государственной структуры. Если остальные функции он не может выполнять самостоятельно, ему необходим помощник с соответствующими компетенциями, который может быть сотрудником подведомственного учреждения, а не самой рассматриваемой структуры.
Специалист по описанию данных (стюард данных, дата-стюард) — сотрудник, ответственный за полноту и качество описания данных (метаданных). Стюард проверяет наличие описаний, вносит новые или заменяет существующие. В зарубежной практике стюарды — еще и распорядители данных (см. раздел 4.4). От объема работы, которую необходимо выполнить специалистам по описанию данных, зависит их количество в организации и формат трудоустройства. В любом случае кто-то из специалистов по описанию данных должен быть сотрудником рассматриваемой государственной структуры для поддержки всех бюрократических процессов, которые будут сопровождать основную деятельность этих специалистов.
Подробнее о компетенциях дата-стюардов см.: Data Steward: задачи, компетенции, модели работы // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
Рисунок 26
Профиль роли руководителя по управлению данными
Основная задача специалиста по качеству данных — контролировать соответствие требований, предъявляемых к данным пользователями, реальному уровню качества; выстраивать единую политику и подходы к управлению качеством данных. Если такого специалиста в организации нет, частые и бессистемные проверки качества данных порождают дублирование требований и дополнительные затраты на инфраструктуру.
В число задач специалиста по качеству данных обязательно входят:
- создание методики оценки качества данных;
- формирование и контроль исполнения регламента оценки качества данных;
- ведение реестра правил проверки и обеспечения качества данных;
- работа с показателями и критериями качества
Функция специалиста по качеству данных может относиться как к подразделению по управлению данными, так и к ИТ-службе. В случае работы в службе ИТ такой специалист может отвечать за создание и изменение правил проверки и обеспечения качества данных, хотя специалисту по качеству целесообразнее взять на себя правильную постановку ИТ-специалистам задач по разработке правил качества.
Эксперт по данным в функциональном подразделении (Subject Matter Expert, SME) — это сотрудник подразделения, знающий свою предметную область; при этом функционально он может подчиняться CDO. Такой эксперт
- тесно взаимодействует со специалистами по описанию данных;
- направляет дата-стюарду и архитектору данных информацию о терминах, связях, логике формирования показателей;
- контролирует работу по заполнению описаний и предоставляет сведения об изменениях во внутренних требованиях, регламентах, процессах.
В государственных структурах эксперты по данным входят в состав рабочей группы по управлению данными и знают, как данные сформировались в их подразделении и как они там используются для принятия решений. Важно, чтобы на такую роль были назначены сотрудники, в обязанности которых уже входит работа с данными всего подразделения и аналитика.
Объединять роли специалиста по описанию данных и эксперта по данным в функциональном подразделении не рекомендуется. Специалисты подразделений, которые обычно и выступают в роли экспертов, не хотят выполнять дополнительную работу. К тому же роль эксперта предполагает наличие особых, нишевых компетенций; кроме того, в разных подразделениях требуется разный уровень детализации описаний данных.
Объединять роли специалиста по описанию данных и эксперта по данным в функциональном подразделении не рекомендуется. Специалисты подразделений, которые обычно и выступают в роли экспертов, не хотят выполнять дополнительную работу. К тому же роль эксперта предполагает наличие особых, нишевых компетенций; кроме того, в разных подразделениях требуется разный уровень детализации описаний данных.
Потребность в роли аналитика данных появляется в том случае, когда в обязанности специалиста по описанию данных (стюарда) входит описание требований пользователей к ИТ-службе. Если стюард описывает их на концептуальном «языке», то аналитик переводит их на язык технический. Аналитики описывают логическую модель и отправляют в ИТ-службу и инженерам данных (см. о них раздел 6.1) информацию о разработке, а потом проверяют правильность разработанных процессов. Роль аналитика данных следует отличать от роли аналитика-исследователя (см. главу 9), которая, как и роль дата-инженера, чаще всего не относится непосредственно к команде CDO. Аналитики-исследователи обычно работают в функциональных подразделениях, дата-инженеры, как и разработчики — в подразделении ИТ.
Подробнее о роли аналитика-исследователя и ее отличиях от роли исследователя данных (Data Scientist) см.: Баттл востребованных профессий: из Data Analyst в Data Scientist или наоборот // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
О ключевых требованиях к навыкам в описаниях вакансий дата-инженеров и о плане развития компетенций дата-инженеров см. Data Engineer: анализ вакансий 2021 года и план развития // Центр оценки и кадрового развития специалистов в области цифровой трансформации.
Некоторые сотрудники подразделения по управлению данными (кроме CDO, архитектора данных и одного-двух специалистов по описанию данных) могут быть выведены за штат. Иногда в госструктурах такая организация работы позволяет внештатным сотрудникам заниматься исключительно управлением данными, не отвлекаясь на бюрократические процедуры.
Если в организации есть офис CDO, сотрудник функционального подразделения направляет ему запрос по электронной почте, через внутреннюю систему или заказав данные в бизнес-глоссарии. Всю остальную работу делает подразделение по управлению данными. Специалисты по описанию данных принимают запрос, выясняют, описаны ли запрашиваемые данные, проверяют уровень их качества; в случае недостатка информации обращаются к эксперту по данным того подразделения, из которого пришел запрос. Специалисты по описанию данных будут отвечать за поиск и описание информации, аналитики — за постановку задач для ИТ и контроль их реализации, эксперты — за обеспечение специалистов по описанию информацией по своему функциональному направлению. Примером успешной реализации такого подхода в своих организациях могут служить ПАО «Газпром нефть», банк ВТБ и Центральный банк Российской Федерации.
Если в организации есть офис CDO, сотрудник функционального подразделения направляет ему запрос по электронной почте, через внутреннюю систему или заказав данные в бизнес-глоссарии. Всю остальную работу делает подразделение по управлению данными. Специалисты по описанию данных принимают запрос, выясняют, описаны ли запрашиваемые данные, проверяют уровень их качества; в случае недостатка информации обращаются к эксперту по данным того подразделения, из которого пришел запрос. Специалисты по описанию данных будут отвечать за поиск и описание информации, аналитики — за постановку задач для ИТ и контроль их реализации, эксперты — за обеспечение специалистов по описанию информацией по своему функциональному направлению. Примером успешной реализации такого подхода в своих организациях могут служить ПАО «Газпром нефть», банк ВТБ и Центральный банк Российской Федерации.
На первый взгляд может показаться, что появление новой функции усложнит взаимодействие внутри организации. Но на самом деле с появлением подразделения по управлению данными функциональные подразделения не только начинают получать качественную оперативную аналитику, но и экономят 40−60% времени.