Материалы

Эксперты по Lean: пересмотр процессов как основа цифровой трансформации

21 мая в Белгороде завершился ежегодный межрегиональный форум бережливых технологий. Белгородский государственный университет стал площадкой для дискуссий с участием руководства региона, руководителей и ведущих экспертов Минтруда РФ, Аналитического центра при Правительстве РФ, РАНХиГС, ПСР ГК «Росатом». Навигатор «Бережливое управление в госсекторе. Как наладить процессы» Центра подготовки руководителей и команд цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС лег в основу двух мероприятий форума. Программу Центра в Белгороде открыл круглый стол с участием авторов доклада, а затем участники смогли посетить интерактивную лекцию Александра Сорочана о том, как создавать оптимальные процессы с «нуля» и внедрять подход Lean Six Sigma в практику работы госслужащих.  

Александр Ожаровский, директор проектов ПАО «Сбербанк» и модератор круглого стола, обозначил дискуссионный вопрос для участников: «Процессы vs. проекты: как найти синергию?» и предложил обсудить барьеры, с которыми сталкиваются госслужащие, а также оптимальные подходы к внедрению Lean-философии в практику госуправления.

Заместитель руководителя Аналитического центра Анастасия Пермякова подчеркнула, что в процессе цифровизации и цифровой трансформации крайне важно пересматривать действующие рабочие процессы.  При этом внедрение Lean-подходов справедливо как в производственной сфере, так и в сфере услуг, к которой относятся органы государственной власти. Внедрение процессного подхода в этом случае не требует инвестиций в специальное оборудование, серьезные производственные трансформации. «Чтобы запустить проекты по оптимизации процессов, нужно только волевое решение руководителя и оптимизация организационных аспектов», — подчеркнула Анастасия Пермякова.

Она также отметила, что подобный переход уже реализуется в суперсервисах, где выстраивается сквозной процесс взаимодействия ведомств относительно жизненных ситуаций или обращений граждан.  По оценке эксперта, внедрение бережливого управления в России сталкивается с основными барьерами: сопротивлением среды, административно-командными практиками, привычкой работать в формате «функциональных колодцев». 

Анастасия Пермякова остановилась на двух подходах к преодолению барьеров — мотивации сотрудников и закреплении роли владельца процесса. По ее мнению, непосредственное участие сотрудников повышает мотивацию, уровень компетенций начинающих специалистов и опытных профессионалов, которые привыкают держать в фокусе внимания конечный результат — услугу для конечного клиента, — а не только свой участок работы.

Роль владельца процесса — самая сложная, так как в органах исполнительной власти госслужащие не стремятся брать обязательства за кросс-функциональное взаимодействие вне формальных зон ответственности. «Невозможно войти в процессное управление и цифровую трансформацию без владельца процесса. Владелец процесса должен держать в голове все детали, и контролировать изменения на всех этапах взаимодействия между исполнителями, и держать в фокусе целевой результат, — отметила в ходе дискуссии эксперт. Она также подчеркнула важную роль ключевых показателей эффективности, которые дают представление об удобстве услуги или сервиса для человека посредством системы сбора обратной связи: опросы граждан, анализа количества, характера обращений граждан.

Руководитель направления исследований и аналитики Центра подготовки руководителей и команд цифровой трансформации ВШГУ РАНХиГС Екатерина Потапова подчеркнула роль Lean-подходов в реорганизации государственного управления. «С 2021 года ведется масштабная работа, которая строится на основе общефедеральной стратегии, с акцентом на изменения и прорывы. Бережливое и процессное управление — это тот фундамент, без которого эта стратегия не сработает», — прокомментировала эксперт Центра. 

Екатерина Потапова также отметила, что в регионах, которые внедряют процессные подходы или участвуют в программе «Эффективный регион», уже есть фундамент для разработки и реализации стратегий развития. Центр выпускает методологические и аналитические материалы для госслужащих, с тем чтобы адаптировать лучшие российские и международные практики из бизнеса к реалиям работы органов государственного управления и нормативно-правовой базы в России. В результате специалисты могут быстрее внедрять в практическую работу проверенные подходы к стратегическому планированию, процессному управлению, этике обращения с данными.

Заместитель директора департамента стратегического развития Счетной палаты РФ Юлия Попкова выступила с презентацией Lean-решений в работе федерального ведомства. Внедрение процессного управления распределено на четыре блока. На 2021 год разработан и утвержден каталог всех процессов организации, определены владельцы процессов и внедрена информационная система SILA. В ближайшем будущем будет внедрен скрипт, который позволит оценивать уровень автоматизации процессов. Эксперт также отметила роль владельца процесса, который заинтересован в общем результате оптимизации и сокращении потерь ресурсов при переходе от «функциональных колодцев» к кросс-функциональному взаимодействию.  

В 2021 году Счетная палата определила 40 групп верхнеуровневых процессов, кроме того, выделен 71 процесс более низкого уровня, описано на данный момент всего 13 процессов. Юлия Попкова подчеркнула, что описание моделей процессов не является конечной целью. «Мы хотим пойти дальше и определить уровень автоматизации, понять, насколько можно внедрить искусственный интеллект. В 2021 году нужно сделать паспорта всех процессов», — подвела итог презентации представитель Счетной палаты РФ.

Егор Крюнькин, начальник Управления ПФ РФ по Кировскому и Промышленному районам городского округа Самары, рассказал о накопленном опыте: «Есть такое мнение, что Lean и проектное управление — это антагонисты. Расскажу, как мы “подружили” эти вещи за последние шесть лет. Первый шаг — внедрение бережливой философии при разработке процессов. Следующим этапом стала стратегия, основу которой составляют принципы клиентоориентированности, конкурсные показатели ПФ РФ и комфортная среда для сотрудников. Мы отошли от понятия Lean как философии, мы предпочли европейскую модель управления: от проектирования до постоянного улучшения процесса на основе BPM 3.0. Все процессы собраны в реестр процессов, который постоянно отслеживаем, как и скрипты и роли в процессах, и ведем постоянный мониторинг в Telegram-канале Процессно-аналитического центра ПФ РФ».  

Под управлением Егора Крюнькина работают 250 сотрудников Пенсионного фонда, которые обслуживают 500 000 граждан. Поэтому используются следующие метрики: скорость работы команды и каждого специалиста, индексы «настроения» команды и «счастья клиента». С 2021 года в организации внедряются общие принципы контроля качества.

Практическую часть дискуссии завершили выступления Светланы Гайворонской, руководителя проектного офиса БелГУ, и Диляры Маликовой, руководителя регионального проектного офиса Республики Удмуртия.
Светлана Гайворонская подчеркнула, что Белгородский государственный университет стал пилотной площадкой для проекта «Эффективный регион». К 2021 году созданы четыре «фабрики процессов», где прошли обучение 5 000 специалистов. По оценке эксперта, «удалось в десятки раз сократить время на процессы и создать коробочные решения для внедрения Lean-подходов в государственном и муниципальном управлении». 

Диляра Маликова рассказала об опыте системного развития малых городов в республике, когда благодаря проектному офису удается не только решить инфраструктурные проблемы, но и сделать районные центры объектом притяжения для социальных, культурных и туристических сервисов. 

В завершение круглого стола модератор Александр Ожаровский организовал экспресс-анализ моделей компетенций специалиста в сфере бережливого управления. Участники мероприятия совместно с экспертами определили перечень необходимых профессиональных и гибких навыков, которые позволяют выстроить эффективное кросс-функциональное взаимодействие и стратегическое планирование работы от проектов к процессам на постоянной основе.
Новости