Материалы

Михаил Петров: «Внедрение новых технологий в управленческие практики изменит подходы людей к тому, как они выстраивают работу»

Ситуация с коронавирусом ускорила цифровую трансформацию госорганов. Как организации с сотнями сотрудников успешно переходят на «удаленку» и какие процессы приходится налаживать за считанные дни, опережая долгосрочные планы, мы решили разобраться на примере Счетной палаты. Своим опытом с нами поделился Михаил Петров, директор департамента цифровой трансформации ведомства.

- У граждан нашей страны за плечами почти полтора месяца самоизоляции и удаленной работы. Как бы вы подытожили эти полтора месяца, когда почти все рабочие процессы перешли «в цифру»? Что стало самым интересным, что – самым сложным для Вас?

- Для нашей организации удаленная работа – это принципиально новый опыт. Конечно, сотрудники ездят в командировки, пользуются некоторыми нашими системами. Но все равно основной объем работы проходит в офисе, встречи и совещания – очные, документы – печатные… Надо сказать, что люди быстро освоились с новыми для себя технологиями – многие научились пользоваться Skype, Zoom и другими сервисами для проведения онлайн-встреч. Они узнали о том, что такое удаленный доступ, как он работает, что нужно делать для его защиты. Все это, мне кажется, повлияло на культуру и мышление. Работая в офисе, ты можешь в любой момент собрать совещание и долго обсуждать с коллегами разные вопросы. Совсем другое дело – совещание в удаленном формате, когда нужно его спланировать заранее, предпринять дополнительные организационные усилия и настроить группу в Skype или поставить конференцию в Zoom, собрать всех вместе, обсудить, зафиксировать результаты. И сами совещания проходят более дисциплинированно – иногда даже под запись, это же теперь очень удобно! Внедрение новых технологий в управленческие практики и в будущем продолжит менять менталитет и подходы людей к тому, что они делают, как выстраивают свою работу.
Сложившаяся ситуация создала для нас некоторые новые возможности: например, в «мирное время» объекты проверки Счетной палаты «не в восторге» от мысли о допуске нас к своим электронным системам. Но сейчас, когда почти все сотрудники (в том числе объектов проверки – там тоже заботятся о здоровье людей) работают из дома, объекты дают нам доступ – и на практике понимают, что это не только не несет угрозы, а наоборот – удобно и эффективно. И объекты дали нам доступ к порядка 50 своим системам.

Мы организовали внешний файлообменник на технологиях частного облака. Он позволяет сотрудникам обмениваться документами и прочей информацией между собой, а также с объектами проверок. Совместное использование облака позволяет намного сократить физические контакты между инспекторами Счетной палаты и сотрудниками проверяемых объектов.

Некоторые наши сотрудники, работая из дома, занимаются в том числе самообразованием. Наш Департамент по развитию человеческого капитала многое для этого сделал; Департамент цифровой трансформации также внес свой вклад в виде определенного набора курсов. Сотрудники получили возможность развить свои компетенции, на что раньше у них могло не хватать времени и ресурса.

Разумеется, сложности тоже есть. Нам пришлось быстро сделать то, что мы планировали делать в течение года – донастроить инфраструктуру, купить сотрудникам ноутбуки. В условиях кризиса это оказалось проблемой: во-первых, в определенный момент ноутбуки в Москве практически невозможно было купить, а во-вторых, наше закупочное законодательство практически не позволяет гибко маневрировать в кризисных ситуациях. А специалисты, которые нам иногда были необходимы для помощи с инфраструктурой, перешли на удаленную работу и стали недоступны по рабочим телефонам. Но мы справились, и сегодня наши сотрудники успешно работают удаленно. На сегодняшний день возможность удаленного подключения к системам Счетной палаты имеют около 900 сотрудников, из них более половины были обеспечены всем за 2-3 недели в связи с экстренной необходимостью перехода на дистанционный режим работы.

Мы перешли на практически безбумажный документооборот: подписываются только те документы, которыми мы, в соответствии с законодательством, обмениваемся с внешними контрагентами, плюс некоторые, где нужно удостоверить личность человека.

На базе усиленных инструментов видеоконференций мы впервые удаленно провели заседание Коллегии – это высший орган Счетной палаты, который утверждает отчеты по проверкам. Там присутствовали и сами аудиторы, и приглашенные представители объектов, которые тоже подключались к заседанию Коллегии по удаленной видеосвязи. Мы сделали специальную доработку в нашей информационной системе, благодаря которой материалы Коллегии распространяются ее членам в удаленном режиме. У аудитора во время заседания есть на экране все материалы, окошки с выступающими, презентациями и прочим.

Можно сказать, что с технологической точки зрения мы получили от ситуации больше плюсов, чем минусов, и использовали ее как стимул для развития. Получается как в шутке: «Кто внес наибольший вклад в цифровую трансформацию вашей организации: руководитель, операционный директор, ИТ-директор? – Все эти варианты неправильные. Правильный ответ – коронавирус!».

- Есть ли что-то, чего не хватает в режиме удаленной работы? Есть ли какие-то «офисные» практики, к которым Вы будете рады вернуться?

- На мой взгляд – почти всё стало проще и быстрее. Если раньше для решения вопросов с соседним департаментом нужно было писать служебную записку, загружать ее в документооборот – то с самого начала режима самоизоляции мы создали чат руководителей, где все друг другу быстро отвечают. Скорость принятия решений, как и качество этих решений, очень сильно повышаются: в отличие от формата служебной записки, в чате нет места уклончивым формулировкам, все пишут коротко и по делу, и согласование каких-то решений, который раньше занимало недели, укладывается в день.

Такие практики надо сохранять, не надо возвращаться к неэффективным методам.

- Отношения государства и граждан почти полностью перешли в онлайн-формат. Какие уязвимости государственных цифровых сервисов стали очевидны за этот период? Как вы считаете, будет ли этот опыт учтен ведомствами при развитии государственных сервисов? От чего это зависит?

- С точки зрения архитектуры современные государственные информационные системы не очень предназначены для работы в кризисных ситуациях. Когда возрастает нагрузка и нужно быстро провести изменения в этих системах, это становится особенно заметно: например, «ложатся» серверы или оказывается, что срочно сделанная доработка не «подтягивает» данные из других сервисов, и пользователю нужно найти бумажные документы и самостоятельно внести данные. Учитывая ненулевую вероятность того, что кризисы будут повторяться, системы надо к ним готовить. Также понятно, что защищенность систем нуждается в доработке: сейчас много сообщений об утечках из баз. Есть большой риск, что много информации о нас окажется на рынке, и кто-то сможет ей воспользоваться. Конечно, этой информацией мы и сами делимся: у каждого из нас в кармане лежит мобильный телефон, который знает о нас больше, чем мы сами о себе знаем – и эта информация уходит зарубежным компаниям. Однако допускать утечки из государственных информационных систем нельзя.

- Многие говорят, что ведомства сейчас проходят вынужденную, часто преждевременную и срочную, но все же настоящую цифровую трансформацию. Пришлось ли Вам срочно внедрять что-то из того, что планировалось спокойно делать в течение полугода или года?

- Мы достаточно хорошо пережили переход на удаленную работу: через три недели после начала самоизоляции на работу выходило лишь порядка 5% от личного состава сотрудников, а остальные работали из дома удаленно. Не все ведомства смогли в той же степени перестроиться на «удаленку». Что нам помогло? Когда мы приступали к трансформационным процессам, то закладывали модель, в которой предусмотрели необходимость мобильности наших сотрудников. Согласно этой модели, у сотрудника должен быть ноутбук и рабочее место, где он сможет в удаленном режиме пользоваться нашими информационными системами. В идеале он в том же удаленном режиме должен иметь доступ к информационным системам проверяемых объектов, получать данные и иметь возможность их обработать. Мы приняли эту концепцию и успели начать подготовку: в частности, в прошлом году закупили большое количество «железа», которое нас спасло в острый момент, когда нам пришлось усилить критические компоненты инфраструктуры.

То, что нам оставалось сделать быстро – это настройки инфраструктуры, дополнительные закупки ноутбуков, о которым мы уже говорили, подключения и прочее – то есть то, что уже в большой степени зависело от нас самих. Мы находили экспертов, которые в острый момент были нарасхват, но тем не менее помогали нам срочно разбираться с критическими ситуациями – например, с вопросами защиты информации. В итоге работы были проведены так, что общая производительность инфраструктуры внешнего доступа за очень короткое время выросла в разы.

- Вы много общаетесь и сотрудничаете с руководителями, ответственными за цифровую трансформацию других организаций и ведомств. Какую основную ошибку совершают ведомства, вставая на путь цифровой трансформации? Можно ли выделить какие-то общие паттерны?

- Это вопрос того, что это вообще такое – цифровая трансформация, и как ее понимают «на местах». Часто бывает так, что название меняется, а суть остается – например, были «государственные информационные системы», а сейчас стало модно говорить о «платформах». Вопрос на самом деле в подходе: люди либо понимают, что такое работа с данными, качество данных, управление на данных, как все это влияет на принятие решений – и выстраивают эту работу; либо такого понимания нет, и тогда от смены «вывески» ничего не меняется. Сложно говорить о каких-то ошибках, свойственных именно текущему моменту: если ошибки есть, то они, как правило, глобальные: например, системы строятся так, что их невозможно поменять быстро и дешево. Сегодня вся система разработки ГИС очень громоздкая и неповоротливая, и в эпоху кризиса это становится особенно заметно.

- Какие из изменений, внедренных в этот период в Счетной палате, показали себя хорошо и останутся в силе после окончания режима самоизоляции организационно и технически?

- Мне кажется, у нас однозначно должен остаться чат руководителей: это очень удобный инструмент. Естественно, останется электронный документооборот: все оценили, как удобно работать без бумаги и бесконечных папок. Останутся удаленные совещания, потому что они обеспечивают огромную экономию времени: не нужно собирать людей в приемной, специально стоять в пробке: можно нажать кнопку, обсудить важные вопросы и сразу приступить к работе. Останется «облако» для обмена документами.

Нет уверенности в том, что сохранятся нынешние возможности удаленного подключения к системам внешних контрагентов – однако многие из них поняли, что нет «опасности» в том, чтобы допустить Счетную палату в свои системы. С ними мы будем развивать сотрудничество в этом направлении. Это то, что также изначально было прописано в нашей стратегии – выстраивание дистанционной работы с контрагентами, проведение камеральных проверок вместо выездов на объект.

В общем, все то, что реально экономит время и усилия и находится в нашей зоне ответственности – обязано прижиться.

Эксперты