Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
Часть 2
Организация
Lorus SCM
Количество сотрудников
400 чел.
Модель деятельности
B2B
Проект
Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
Компания Lorus SCM — один из ведущих провайдеров логистических услуг для крупных промышленных предприятий и ритейла, эксперт в области производственной логистики. Компания имеет собственную логистическую инфраструктуру и большой опыт в управлении цепочками поставок.
О проекте «Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте» рассказал участник проекта Рустем Искаков, директор по инновациям Lorus SCM, а с декабря 2020 года — генеральный директор ИТ-компании Lorus Labs.
— Какие наработки вашей компании сделали возможным участие в эксперименте?
— Наша компания Lorus SCM специализируется в сфере внутригрупповой логистики и развивается как логистический оператор группы Sollers. Это автомобилестроительный холдинг, в который входят два завода и многочисленные совместные предприятия с западными автопроизводителями, а также логистический терминал Logistic во Владивостоке. Мы доставляли готовые автомобили и запчасти для дилеров, организовывали доставку на наши заводы автокомпонентов и всего, что нужно для бесперебойной работы конвейера.

В 2017–2018 годах мы запустили несколько логистических стартапов. Два из них заложили основу нашего взаимодействия с ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» (далее «ЗащитаИнфоТранс»). С начала 2020 года Lorus SCM совместно с «ЗащитаИнфоТранс» прорабатывала возможность внедрения цифровых, безбумажных технологий на автотранспорте. Lorus SCM, «ЗащитаИнфоТранс» и другие участники рабочей группы вели разработку оптимальных сценариев процессов обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН) и их верификации. Силами «ЗащитаИнфоТранс» был создан прототип информационной системы (ИС) для проведения эксперимента по внедрению ЭТрН в сфере перевозок автомобильным транспортом.

В июне 2020 года Lorus SCM одной из первых провела предварительное тестирование информационного взаимодействия коммерческих платформ (в т.ч. системы TMS Lorus и платформ EDI) с прототипом ИС, разработанным «ЗащитаИнфоТранс».

В октябре 2020 года Lorus SCM приняла участие в эксперименте Минтранса России, отрабатывая в реальных рейсах процессы обмена и верификации ЭТН в прототипе системы. Со стороны Lorus SCM проектом руководила Инна Якунина: она отвечала за взаимодействие с Минтрансом России по ЭТрН и фактически вела весь эксперимент в режиме ручного управления, так что успех эксперимента — это ее заслуга.
Часть I
Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
О подготовке и реализации эксперимента рассказали участники программы «Реализация проектов цифровой трансформации» 2020 года — Виктор Парахин, заместитель генерального директора ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», и Александр Долгоруков, директор Дирекции развития ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
— Какие проблемы решал эксперимент?
— Бумажная транспортная накладная сейчас — камень преткновения для транспортной логистики. На практике это выглядит так: мы собираем в машину паллеты от 33 разных поставщиков. На каждую паллету у водителя оформлены пять экземпляров транспортных накладных. Он довозит груз и через пять дней выходит в другой рейс. Но при этом у него в машине остается коробка с нашими документами, и мы ждем, когда он привезет их назад. Зачастую мы получаем транспортные накладные только через три-шесть месяцев после рейса, а без этих документов мы не можем получить деньги за выполненные услуги.

Перед перевозчиком стоят несколько взаимосвязанных задач:

  • сократить время ожидания предоставления документов;
  • ускорить получение оплаты от заказчика;
  • обеспечить наличие актуальной версии документа у всех участников процесса (в режиме, приближенном к реальному времени);
  • сократить трудозатраты при работе с бумажными документами;
  • снизить количество ошибок при оформлении документов;
  • исключить риски потери и порчи документов;
  • обеспечить хранение документов в электронном архиве;
  • снизить затраты на архивацию и хранение бумажных документов.
СТРУКТУРА ЭЛЕКТРОННОЙ ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
Источник: e-perevozka.ru
— Каковы были ваши задачи в эксперименте?
  • Тестирование цепочки обмена с передачей данных в прототип ИС;
  • подтверждение возможности обмена юридически значимыми первичными перевозочными данными (ЭТрН и электронными путевыми листами) между участниками транспортно-логистической деятельности и государственными структурами;
  • тестирование технических, архитектурных и интеграционных решений;
  • сокращение сроков внедрения ЭТрН;
  • формирование оптимальных процессов обмена ЭТрН;
  • формирование предложений по изменению законодательства.
Нам необходимо было подготовиться к эксперименту организационно и технически, определить рейсы, которые мы хотели протестировать, провести работу с персоналом, участвующим в эксперименте.
— На какой результат вы рассчитывали?
— Важно было проверить идею на практике. Мы смоделировали, как выглядит процесс с точки зрения экспедитора, перевозчика, водителя, грузоотправителя, грузополучателя, какие коммуникации возникают, как их отслеживать, как должны выглядеть электронные документы и их обмен. Вместе коллегами из «ЗащитаИнфоТранс» мы сделали демостенд для тестирования обмена электронными документами между участниками перевозки, в том числе с помощью мобильного приложения водителя.

Процессы были проверены, готовность участников к внедрению электронной документации подтверждена. Мы поняли алгоритмы действий грузополучателя и грузоотправителя: что происходит на складах, как возникает и как выглядит реальная коммуникация, как ее можно трансформировать в «цифру». Это очень важно, от этого зависит итоговый вид ЭТрН.
Участие в эксперименте мы рассматриваем как катализатор перехода на ЭТрН, который считаем важной задачей бизнеса: этот переход означает серьезное сокращение издержек, повышение маржинальности, рост рентабельности, сокращение дебиторской задолженности.
— Как было выстроено взаимодействие участников?
— Были выбраны цепочки поставщиков, грузоотправителями, которые были готовы участвовать в эксперименте. Например, мы сотрудничаем с «КамАЗом» — являемся его логистическим оператором, который доставляет компоненты, забирает запчасти и развозит дилерам. «КамАЗ» в этой цепочке грузополучатель.

Порядок взаимодействия был определен. Этот порядок воплощался в жизнь силами моих коллег, в первую очередь руководителя проекта Инны Якуниной. Она на основе документов создавала простые алгоритмы, буквально «за руку» сопровождала грузоотправителя и грузополучателя.

В ходе эксперимента глобальных изменений не произошло: прежние процессы сохранились, бумажный документооборот продолжал действовать. К текущим процессам добавились действия с ЭТрН, но благодаря высокому уровню автоматизации это практически не сказалось на объеме трудозатрат исполнителей.
— Какие целевые показатели вы себе ставили? Как оценивали эффективность проекта?
— Во время эксперимента к электронным документам мы параллельно оформляли бумажные, поэтому KPI по сокращению сроков получения оригинала или принятия электронной версии транспортной накладной не ставили.

Мой KPI заключался в следующем: во-первых, в выбранных нами рейсах электронная документация должна была проходить через прототип, созданный коллегами из «ЗащитаИнфоТранс». Это было очень важно. Во-вторых, мы должны были осуществить заявленные в эксперименте цепочки поставок, участники которых находятся в разных регионах. Мы возили грузы на большие расстояния, это тоже было важно. «Сибур» — за Уралом, «КамАЗ» — в Поволжье, АО «Агрокомплекс» — на юге.

Теперь я очень жду результатов работы коллег, их договоренностей с ФНС России и окончания работ по формату документа. Надеюсь, что уже в этом году эксперимент перейдет в фазу пилота. Как только этот пилот будет запущен, целесообразно определить KPI, в который будут входить не десятки, а сотни и тысячи рейсов. Тогда у нас появится реальная статистика по возможностям сокращения издержек нашей компании.
— Вы прогнозировали риски, готовили сценарии на случай форс-мажорных ситуаций?
— В ходе эксперимента водитель заезжал на специальные посты ДПС, и мы на практике проходили процедуру проверки с использованием ЭТрН. Разница между экспериментом и пилотом в том, что дублирование электронных документов бумажными дает возможность отката к альтернативному сценарию работы с бумажными документами. Мы создали инструкции для водителей, чтобы они знали, как действовать, если что-то пойдет не так, написали более 20 сценариев форс-мажорных ситуаций. Нам нужен значительный объем рейсов, чтобы проверить правильность наших предположений.
— Вы сказали, что кроме электронного документа у водителя были и бумажные. При этом электронные документы использовались в качестве основных?
— Да, но только в рамках эксперимента.
— Какие данные использовались в эксперименте и как они собирались?
— Мы ориентировались на законодательно утвержденную форму транспортной накладной. При этом четко для себя понимали, как текущие процессы будут происходить в «цифре».

Во время эксперимента электронная форма транспортной накладной фактически копирует бумажную, потому что именно она утверждена законодательно. Вопрос о том, какой она должна быть для удобства процесса, пока остается открытым, потому что сначала нужны изменения в законодательстве, чтобы новые документы могли полноценно использоваться для налогового и бухгалтерского учета. Это огромная работа по межведомственному взаимодействию.
— Как вы контролировали машину на маршруте?
— Реперных точек было несколько: коммуникация с водителем по поводу получения груза и подписи в точке погрузки, тайм-слот, в который водитель должен попасть на точку разгрузки (рейс может пройти в течение суток, а может продолжаться 2–3 дня). Для водителей были разработаны четкие инструкции. Машину, участвующую в эксперименте, сопровождали от получения заказа до его выгрузки.

Разумеется, в будущем рейсы будут сопровождаться уже не в ручном режиме, а в основном через мобильное приложение водителя. С его помощью мы сможем отследить реальный путь и все форс-мажоры.
— Можно ли уже сейчас говорить о результатах эксперимента именно для вас? Или вы ждете подведения итогов?
— Внутри компании мы подвели предварительные итоги. Мы довольны тем, что мы участвовали в этом эксперименте, тем, как он прошел, нашим взаимодействием с «ЗащитаИнфоТранс» и Росавтотрансом. Эксперимент важен и как пример взаимодействия бизнеса и государства, причем бизнес-структуры выступают в качестве проводников изменений.
Мы увидели готовность большей части наших заказчиков работать с ЭТрН. Разумеется, вовлечь в пилот серую часть экономики пока невозможно, серые рейсы будут существовать еще долго, но постепенно и они будут вынуждены внедрять электронный документооборот.
Для себя мы выяснили, чего в нашем пилоте не хватает, что нужно сделать, чтобы процесс стал цифровым.
— Вы довольны первыми результатом применения электронной документации в автоперевозках?
— В целом, как мне кажется, результат эксперимента должен быть всеми оценен положительно. Наша компания сосредоточилась на транспортных накладных, в работе по путевым листам мы пока не участвуем. Но мы видим эффективность формата, который опробовали и отработали с коллегами из «ЗащитаИнфоТранс». Теперь важно принять законодательный акт на уровне Правительства РФ и найти пилот. В ходе эксперимента удалось проверить на практике процесс оформления документов, чтобы сделать его проще, быстрее, прозрачнее и понятнее.
— С какими трудностями вы сталкивались в ходе эксперимента — административными, техническими, контрольно-надзорными?
— Чтобы менять систему, нужна готовность всех участников перевозки перейти в «цифру». Но пока к этому готовы не все, исходное состояние очень разное. Есть потенциальные участники, ведущие документацию в Excel и на бумаге. Это либо небольшие компании, работающие в оффлайне, либо крупные корпорации, масштабы которых не позволяют быстро внедрять инновации. Компаниям, которые находятся посередине, на мой взгляд, достаточно дать понятные правила, и они смогут войти в пилот.

Если эксперимент перейдет в стадию пилота, наша компания сможет перевести на ЭТрН минимум 60% рейсов. Для нас это возможность получать прибыль без простоев, сотни миллионов рублей, которые не надо ждать месяцами. Довезли груз, документ уже есть, дальше начинается нормальный бухгалтерский учет.
— Какое техническое оснащение требуется для участия в пилотном проекте?
— В качестве примера возьмем «КамАЗ». Грузополучателю и грузоотправителю нужен компьютер, юридически значимая электронная подпись и доступ в систему. Никаких дополнительных устройств в кабине водителя не требуется, только мобильное приложение на смартфоне, которое обеспечит водителю в том числе простую электронную подпись. Надеюсь, что это будет отражено в Положениях эксперимента и в Положении о пилоте.
Наши водители категории E — люди немолодые, основной способ взаимодействия у них — сообщения в Telegram, в том числе голосовые. Поэтому сервис должен быть простым. Водитель принял груз, сфотографировал, сообщил, что все нормально или что есть замечания к грузу.
Я предполагаю, что во вторую волну эксперимента участником станет средний бизнес, который сможет быстро встроиться. Поэтому важно, чтобы сервис не требовал работы со сложными программами, специального оборудования, терминалов для сбора данных. Организациям достаточно завести квалифицированную электронную подпись и залогиниться на площадке оператора ЭТрН.
— Что бы вы посоветовали организаторам эксперимента?
— В запуск эксперимента было вложено много сил, нужно было договориться по многим вопросам, это непросто. Подводных камней было немало, в том числе в межведомственной рабочей группе. Важно, что коллеги смогли инициировать этот эксперимент, запустили его, мы благодарны им за это. Отдельные слова признательности я хотел бы адресовать Виктору Парахину и Александру Долгорукову. Что можно улучшить? В бизнесе время — деньги. Хочется, чтобы эксперимент скорее перешел в стадию пилота. Надеюсь, что нашу транспортную накладную удастся внедрить хотя бы за 3–4 года.

Я хочу пожелать удачи руководителям эксперимента. Пусть они договариваются, ищут формат. Мы подстроимся, компании такого класса, как наша, достаточно гибкие. Возможно, при масштабировании проекта организаторам стоит ориентироваться именно на такие компании.
— Какие перспективы для вашей компании вы видите в промышленной реализации проекта?
— Мы не раз говорили коллегам из «ЗащитаИнфоТранс», что будем поддерживать их решения. Мы понимаем, что введение электронных документов снизит наши потери и принесет выгоду. Масштабирование этого решения постепенно приведет к созданию единого пространства для перевозок разных видов, а участие в проекте является своеобразной верификацией, подтверждением того, что компания работает по белым схемам. Это открывает грандиозные перспективы. Все, что нужно сейчас, — запустить пилот и подготовить законодательную базу.
Интервьюер — Юлия Каменщикова
Редакция — Алиса Орлова, Ксения Киселева
Экспертная оценка — Владислав Тюрин
PR менеджер — Денис Левинский
Дизайнер — Михаил Щербаков
Насколько этот кейс Вам интересен?
(5 – очень интересный, 0 – совсем не интересный)
0
5
Насколько этот кейс полезен для Вашей работы?
(5 – очень полезен, 0 – совсем не полезен)
0
5
Какую дополнительную информацию Вам хотелось бы узнать об этом проекте?
О каком проекте Вы бы хотели прочитать в разделе «Кейсы»?
Оставьте Ваш email, чтобы мы могли пригласить Вас на вебинар, посвященный этому проекту.