Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
Часть 1
Сфера деятельности
ИТ-компания, подведомственная Минтрансу России
Количество сотрудников
355 чел.
Модель деятельности
G2B, G2C
Проект
Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
Продукт
Прототип информационной системы
Команда проекта
30 чел.
Сроки
1–30 октября 2020 г.
Руководитель проекта
Александр Андреевич Долгоруков, директор Дирекции развития ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»
Куратор проекта
Виктор Николаевич Парахин, заместитель генерального директора ФГУП «ЗащитаИнфоТранс»
О проекте
Внедрение электронных перевозочных документов на транспорте давно приобрело актуальность. Уже проводилась точечная апробация таких решений. Однако массовое внедрение электронных перевозочных документов невозможно без государственной поддержки. Для проведения эксперимента были привлечены заинтересованные представители государственных органов и коммерческих организаций, участвующие в процессах перевозок. Прототип информационной системы был разработан ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», государственной ИТ-компанией. Практическая часть эксперимента прошла с 1 по 30 октября 2020 года на территории Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей, Республики Татарстан, Краснодарского края и других регионов.

Транспортные накладные оформляются на каждую поставку в четырех экземплярах, срок хранения первичных документов составляет не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Оборот документов также оборачивается существенными затратами, например в случае рейсов на дальние расстояния может приводить к дебиторской задолженности. И дело не в необходимости подписания всеми сторонами документа, а в длительности получения заказчиками оригиналов подписанных документов. Есть риск утраты, порчи или некорректного заполнения документов. Взаиморасчеты проводятся на основе подписанных всеми сторонами документов и при длительных грузоперевозках могут затягиваться на недели и месяцы. Переход на электронные документы позволит не только сократить время и сэкономит средства, но и коренным образом изменит процессы работы с такими документами для всех участников процесса.

После оценки результатов проведения эксперимента ожидается, что опытная эксплуатация решения пройдет уже на всей территории Российской Федерации. Сейчас вся информация об эксперименте по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа в сфере автомобильных перевозок пассажиров и грузов размещена на сайте проекта https://e-perevozka.ru/
Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это первый этап массового внедрения электронного документооборота (ЭДО) в транспортной отрасли. В настоящее время прототип информационной системы обеспечивает присвоение уникального идентификатора, формирование реестров сведений из электронных перевозочных документов, доступность информации в режиме реального времени, прослеживаемость перевозки, онлайн-доступ к данным, поиск и фильтрацию информации по атрибутам, просмотр записей, формирование статистических выборок и др.

О подготовке и реализации эксперимента рассказали участники программы «Реализация проектов цифровой трансформации» 2020 года — Виктор Парахин, заместитель генерального директора ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», и Александр Долгоруков, директор Дирекции развития ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
— Как возник проект, кто является его заказчиком и инициатором?
Виктор Парахин (В. П.): В 2020 году Минтрансом России запущен эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа. Наша организация участвовала в нем как разработчик прототипа информационной системы. Была определена основная задача — встроиться в существующие бизнес-процессы и обеспечить передачу информации для выполнения контрольно-надзорных, фискальных и разрешительных функций государства «без бумаги». В положительном результате были заинтересованы все участники — большая команда представителей бизнеса и государства.
— Какова целевая аудитория проекта?
Александр Долгоруков (А. Д.): Прямые стейкхолдеры — федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ) и перевозчики. Спрос на это решение очень большой. В эксперименте приняли участие представители нефтегазового и сельскохозяйственного секторов, ритейла, автопроизводители, перевозчики, производители продуктов питания и строительных материалов, а также другие потребители информации, получающие данные по перевозкам. Изменения, которые несет этот эксперимент, затронут все секторы экономики, каждого из нас.
— Опишите ситуацию на момент начала проекта.
В. П.: В сфере грузоперевозок существовала потребность перейти на электронные документы. Бизнесмены вводили их постепенно, взаимодействовали друг с другом на базе платформ ЭДО. Но государство не было готово принимать такие данные от бизнеса для осуществления своих функций. Не хватало нормативно-правовой базы и технических/технологических инструментов.

Постановление Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1. Правил дорожного движения Российской Федерации» (ред. от 14.08.2020) регламентирует возможность оформления транспортной накладной в электронном виде с января 2021 года. Эту техническую возможность определил эксперимент (сайт проекта: https://e-perevozka.ru/).

Мы создали прототип информационной системы, включили в нее несколько платформ ЭДО, через которые участники эксперимента отправляют сведения из накладной и путевого листа. В эксперименте приняли участие 7 операторов ЭДО и 56 юридических лиц, сформировавших 35 логистических цепей. Участники со стороны государства (Ространснадзор, ГИБДД, ФНС) получают данные через эту систему. В процессе эксперимента нужно было установить, какие необходимы изменения в нормативной базе и технические изменения в системах, чтобы полноценно использовать эти данные в процессе контрольно-надзорной деятельности.
МОДЕЛЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ УЧАСТНИКОВ ТРАНСПОРТНО-ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
— Какова глобальная цель проекта?
А. Д.: Этот эксперимент — небольшая часть мероприятий Минтранса России по цифровизации. Существенная часть этих мероприятий направлена на развитие цифровой экономики. Фактически это задача по созданию комплекса проактивных услуг, когда клиент (гражданин или субъект бизнеса) обслуживается по технологии единого окна. Основу этого комплекса составляют первичные перевозочные документы, где содержится информация о субъекте, который будет перевозить товар, о грузе и маршруте.

В список документов, которые нужно перевести в электронный вид, входят не только путевой лист и транспортная накладная, но и, например, разрешения на перевозки, в том числе международные. Заполнив запрос, стейкхолдер получает или разрешение на перевозку, или информацию о недостающих документах для его получения. Также актуальна реализация функционала для резервирования времени прохождения досмотра на государственной границе на многосторонних автомобильных пунктах пропуска (МАПП). По запросу заинтересованное физическое или юридическое лицо получает данные об условиях досмотра на МАПП и информацию о возможном временном слоте для прохождения границы.
— К продуктам какого типа можно отнести ваш прототип?
А. Д.: Это прототип информационной системы, которая предоставляет определенный набор услуг. В будущем она может стать государственной. Система обмена информацией между субъектами и ФОИВ позволяет верифицировать данные, которые предоставляют субъекты в процессе оформления перевозки, и получать подтверждение легитимности таких документов. На данном этапе основной задачей было обеспечение информационного обмена. Сложнее всего было создать оптимальные бизнес-процессы, разработать форматы документов и определить стандарты взаимодействия.

В. П.: Я бы добавил, что тут важны не столько технологии, сколько процесс. Сейчас есть устоявшийся процесс движения документов от бизнеса к государству. Мы переходим от понятия «документ» к понятию «реестр данных». Это новый подход, в том числе и к осуществлению надзорной деятельности, потому что важны не сами документы, а сведения, содержащиеся в них.

А. Д.: Основная задача — перевести бумажный документ в электронный вид с учетом сложившейся специфики. Нам повезло: операторы ЭДО, занимающие долю рынка около 50%, приняли участие в эксперименте.

В соответствии с действующим законодательством документы содержат данные о грузоотправителе, грузополучателе, характеристиках груза и пункте назначения. Основное внимание мы уделяли именно бизнес-процессам. Они реализуются поэтапно, с подтверждением соответствующих действий разными субъектами. Например, если говорить о транспортной накладной, это фактически договор перевозки, который должен быть подписан сторонами-участницами. Сейчас у каждого хозяйствующего субъекта своя уникальная практика. Мы устанавливаем очередность прохождения этих данных и формат обмена ими. Наша задача, с одной стороны, сделать все в соответствии с действующим законодательством, с другой — постараться приблизить экспериментальные процессы к реальным, устоявшимся на рынке. Один из вопросов: как сформировать данные о перевозках в электронном виде? Бумажный документ можно разделить на четыре части, которые подписывают участники перевозки. В результате эксперимента мы увидели — и это подтверждено ФНС, — что необходимо добавлять новые поля, которые позволят фиксировать изменения в документе, а также вводить дополнительные титулы.

Некоторые моменты не были видны изначально. Например, в ходе эксперимента мы поняли, что требуется унификация справочников по перевозкам. Существует несколько видов таких справочников: по типам грузов, по креплениям этих грузов, справочники по таре. Но субъекты ими практически не пользуются, поскольку нет унифицированных стандартов.
— Из какого источника финансируется проект?
В. П.: Государственного финансирования эксперимента нет. Каждый участник обеспечивает свою часть. ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» разработало прототип за свой счет. Система ЭДО дорабатывается операторами. Грузоперевозчики, грузоотправители и грузополучатели делают свою часть сами. У них есть информационные системы, системы формирования накладных, которые взаимодействуют с системами ЭДО. В крупных корпорациях — свои логистические системы. Наше предприятие в качестве оператора прототипа информационной системы подписало с участниками эксперимента соглашение, в котором зафиксированы форматы данных и регламент взаимодействия.
— По какому принципу вы отбирали участников эксперимента?
В. П.: Мы приглашали всех. Изначально предполагали, что участников будет около шести, но оказалось, что желающих первыми протестировать возможность электронного взаимодействия с государством очень много, среди них — логистическая компания Lorus SCM, ПАО «Газпром», транспортная компания «ПЭК», «Деловые линии», ПАО «Магнит», X5 Retail Group.
УЧАСТНИКИ ЭКСПЕРИМЕНТА
Источник: e-perevozka.ru
— Раз у вас сейчас идет тестирование, какие целевые показатели вы для него выбрали?
В. П.: Отрасль создает около 3 млрд бумажных документов в год. Мы поставили задачу перевести в электронный вид около 30% документов в течение двух лет после запуска платформы. Это принесет государству дополнительно порядка 40 млрд рублей. Это глобальные цели. Есть и цель — проверить гипотезу о востребованности сервиса.

У нас было несколько предположений о том, где именно бизнес несет издержки. В начале эксперимента представители бизнеса подтвердили, что пакет документов для сопровождения груза стоит от 400 до 1500 рублей в зависимости от вида и сложности перевозки. Выяснилось, что проблемы возникают при создании, обороте и хранении документов.

А. Д.: Информацию о процессах мы получали напрямую от представителей бизнеса. Изучение ситуации с оборотом путевого листа выявило многие проблемы отрасли.

Дело не только в прямых затратах на оформление перевозки. Многие респонденты заявили о частой утере, порче, рисках неправильного оформления документов. Взаиморасчеты по перевозке происходят на основании бумажного документа, т.е. даже при наличии внутреннего ЭДО приходится ждать, пока придет оригинал транспортной накладной, подписанной сторонами. Также, если перевозочный документ неправильно оформлен или утрачен, есть риск, что автомобиль будет задержан. Получается, что цифровизация документов позволит существенно снизить издержки и повысить скорость автоперевозок.
— Каким образом вы вели диалог с представителями бизнеса?
А. Д.: Уникальный получился опыт. Для эффективности коммуникаций мы использовали разные каналы. Для каждой компании или структуры отдельно были предложены адресные групповые чаты в мессенджерах, работал колл-центр, для прямых коммуникаций были выделены и закреплены за участниками сотрудники предприятия, проводились опросы и собирались мнения. Были и официальные мероприятия на платформе Минтранса России и его подведомственных организаций. Разрабатывались памятки, сценарные планы и много других материалов. Было сделано все, чтобы упростить участие в эксперименте и собрать как можно больше информации.

На момент старта опытной части эксперимента во ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» был организован центр поддержки участников на базе корпоративного Service Desk, который регистрировал обращения и позволял оперативно реагировать на них. Запросы поступали операторам по телефону или по почте. Кроме тех участников, которые были заявлены до начала практической части, у нас были те, которые присоединились, когда эксперимент уже проводился. Когда эксперимент подходил к концу, участников становилось все больше. За две недели до окончания мы получили официальные обращения о желании войти в эксперимент от «КамАЗа», «Лукойла» и «Почты России». Об эксперименте узнавали от операторов ЭДО, от Минтранса России по рабочим каналам либо из СМИ.

Кроме того, в начале эксперимента мы провели совместное со Сбербанком маркетинговое исследование (совместно со Сбербанком), а также первичный опрос для выявления потребностей заинтересованных лиц. Кроме ответов на вопросы, мы получили от автоперевозчиков предложения, которые были тщательно проанализированы.

Исследование оказалось полезным, а его участники помогли в поисках «белых пятен». В частности, удалось выявить проблемы организации производственного процесса у перевозчика, например ночные смены, проблемы с доверенностями. Сейчас проблема с доверенностями решена на законодательном уровне. Мы совместно с участниками собираем информацию о проблемах, с которыми сталкиваются перевозчики. Также обсуждаем идеи, замечания.

Эта практика интересна еще и потому, что ряд участников занимаются международными перевозками, и ФНС активно включилась в разработку форматов взаимодействия, что позволяет нам составить экспертное мнение о проблеме, анализируя опыт и проблемы как операторов ЭДО, так и перевозчиков. При этом у каждого перевозчика своя специфика, и за счет охвата мы видим общую картину.

Накоплены знания, собраны материалы. Мы не только гордимся объемом работ, но и дорожим сообществом, которое возникло вокруг проекта. Многие из тех, кто с нами сейчас работает, стали нашими хорошими партнерами и готовы двигаться к международной интеграции.
— Расскажите об инструментах разработки.
В. П.: Когда мы начали обучение в РАНХиГС, проект был в активной фазе. Мы взяли наш кейс и применили инструменты, которые изучали, чтобы посмотреть, как это будет работать. Во время обучения завязались полезные контакты: в нашей группе учились люди из РЖД, Ространснадзора и Росморречфлота. Ространснадзор принял участие в нашем эксперименте. Коллеги из РЖД рассматривают точки соприкосновения для пилота по мультимодальным перевозкам. Его делает команда, которая обучалась вместе с нами.
— Какие у вас ожидания от эксперимента?
А. Д.: Ожиданий много. Мы рассчитываем создать удобный формат и максимально приближенную к реальности нормативную базу, готовим предложения по ней. Эксперимент — это лабораторное исследование. Следующий этап после изменения нормативной базы — это полевые испытания, пилотный проект, который фактически будет подразумевать прием электронных документов наравне с бумажными, после опытной эксплуатации систему можно будет запускать в промышленную эксплуатацию.

Важно, что перевозки влияют на конечную стоимость всех продуктов. По разным оценкам от 17% до 28% конечной цены товара составляет стоимость транспортных услуг и логистики. Это касается абсолютно всех отраслей. Цифровизацию транспортной сферы нужно вводить поэтапно, это позволит минимизировать риски. Бездумная массовая цифровизация может вызвать самые серьезные последствия, поэтому наши ожидания — максимально хорошо подготовиться к введению ЭДО, проверить свои гипотезы на отдельных участках. Надеюсь, что вскоре результаты нашей работы будут полноценно использоваться на всей территории России.
— Расскажите о команде проекта.
А. Д.: В нашей организации есть самые разные специалисты: от производственников и дизайнеров до пиарщиков и маркетологов. Поэтому когда мы говорим о 30 участниках проекта, то имеем в виду сотрудников ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», которые задействованы в проекте. Большая часть нашей команды — это люди, которым близки идеи общественного блага, наша установка на открытость позволяет привлекать единомышленников. Нам говорили, что мы не сможем подписать регламент информационного взаимодействия с ФОИВ, но мы смогли. Нам говорили, что никто в нашем эксперименте участвовать не будет, а участников было больше, чем предполагалось. И из того, что стоит делать, — это первичное целеполагание, установка на пользу, на благо и открытость. И это на 100% дает результат. Например, команда из пяти бизнес-аналитиков за очень короткий срок смогла изучить практику безбумажных технологий в автоперевозках.
— Какие рекомендации вы могли бы дать тем, кто сейчас реализует подобные проекты? Например, чего точно не нужно делать?
В. П.: Не нужно останавливаться. Есть множество желающих остановить, указать на трудности. Но нужно двигаться вперед.
— Когда планируется запустить пилот?
В. П.: Нужно определить статус этой системы, а это зависит от нашего собственника — Минтранса России. Сейчас решение об участии организации принимают самостоятельно, тратят собственные средства.

А. Д.: Пилот и эксперимент разделить сложно, границы здесь формальные. В пилоте будут участвовать несколько регионов и отдельных бизнес-субъектов. Для нас это выглядит как планомерное продолжение того, что мы делаем сейчас в эксперименте.
Часть II
Эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и электронного путевого листа на автотранспорте
О проекте рассказал участник проекта Рустем Искаков, директор по инновациям Lorus SCM, а с декабря 2020 года — генеральный директор ИТ-компании Lorus Labs.
— Что бы вы хотели сказать, подводя итоги нашего разговора?
А. Д.: Сейчас много замечательных отраслевых компаний, которые понимают специфику транспорта и цифровизации, но создание концепций цифровизации на транспорте — огромная работа, часть общей цифровой стратегии. Здесь необходим централизованный подход, рассматривающий транспорт как клиентоориентированный сервис, создание единой среды проактивных услуг. То, к чему мы сейчас только идем.

В этой сфере есть обширная международная практика, например платформа Logink. Речь идет о создании логистической транспортной среды, которая снижает издержки, уменьшает сроки доставки груза или пассажиров и обеспечивает интеграцию при международных взаимоотношениях. Эту практику нужно изучать.

Для меня важны две вещи. Во-первых, наш сервис востребован, и фактически у Минтранса России уже есть все для того, чтобы запустить его. Во-вторых, подобные платформы создают единую среду для государства и бизнеса, формируют общие подходы цифровизации.
Интервьюер — Анна Гольдина
Редакция — Алиса Орлова, Ксения Киселева
Экспертная оценка — Владислав Тюрин
PR менеджер — Денис Левинский
Дизайнер — Михаил Щербаков
Насколько этот кейс Вам интересен?
(5 – очень интересный, 0 – совсем не интересный)
0
5
Насколько этот кейс полезен для Вашей работы?
(5 – очень полезен, 0 – совсем не полезен)
0
5
Какую дополнительную информацию Вам хотелось бы узнать об этом проекте?
О каком проекте Вы бы хотели прочитать в разделе «Кейсы»?
Оставьте Ваш email, чтобы мы могли пригласить Вас на вебинар, посвященный этому проекту.